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Coordonnateur.trice accueil et soutien administratif

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QUELQUES MOTS SUR NOUS
Originaires de tous horizons, nous sommes uni.es par la passion. Chez nous, chaque nouveau projet est une page blanche qui n’attend que la créativité et le talent de toute l’équipe, qu’importent les responsabilités, les rôles ou les domaines de compétences. Avoir le goût d’inventer, d’essayer, d’échouer pour recommencer et d’apprendre des autres nous permet de participer collectivement à des projets plus grands que soi. C’est aujourd’hui grâce à une équipe de 420 personnes créatives que nous avons la chance de créer des environnements multimédias immersifs au service d’artistes, de musées, d’aéroports, de marques, de parcs thématiques ou d’événements, en plus de nos spectacles signature. Qu’importe le canevas, la soif d’expérimenter et d’innover en vidéo, éclairage, architecture multimédia, design sonore, effets spéciaux et interactivité est au cœur de notre ADN. 

TON ÉQUIPE
Notre équipe multidisciplinaire possède une solide expertise dans différents domaines des communications : stratégie, création de contenu, relations de presse, gestion des médias sociaux, relations publiques, affaires gouvernementales, communication externe et interne, graphisme, réalisation et montage vidéo, organisation d’événements, etc. Nous développons des stratégies innovantes pour renforcer la réputation de l’entreprise, soutenir ses objectifs commerciaux et nourrir une culture d’entreprise positive. Nous nous assurons que nos messages et nos réalisations soient diffusés de manière cohérente et impactante et rejoignent nos différents publics. Notre équipe dédiée et expérimentée met tout en œuvre pour promouvoir et faire rayonner l’image de marque de Moment Factory à travers le monde.

TA MISSION
Tu as pour mandat principal de répondre aux intervenants internes et externes de Moment Factory ainsi que d’assurer une qualité dans la représentation du studio. Tu dois assurer la réception des appels, la gestion des livreurs, des fournisseurs, des clients et des visiteurs, et dois également t’assurer de la disponibilité des fournitures et du matériel nécessaires au bon fonctionnement des lieux et des employés.

En collaboration avec la coordonnatrice Événements et engagement employé, tu t’occupes d’offrir les services alimentaires aux employés, comme le bar à déjeuner, les collations et les breuvages. Tu dois également t’assurer de garder l’inventaire à jour et de passer les commandes nécessaires. Le rôle à la réception est essentiel, car il constitue le premier point de contact avec nos clientèles, internes et externes. Il incarne les valeurs et la personnalité de l’entreprise, faisant de ce poste une véritable vitrine de notre identité.

Le titulaire du poste fait aussi partie intégrante de l’équipe Événements et engagement employé qui contribue notamment à mettre en place des événements internes et externes, à offrir des offres corporatives et des activités pour les employé.es. Ce poste fait partie du département des Communications globales et des relations publiques avec qui tu collaboreras étroitement. 

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

  • Effectuer l’accueil et la réception de façon globale et plus particulièrement :
  • Accueillir les personnes qui se présentent au studio (visiteurs, clients et employé.es) ;
  • S’occuper de la réception et de la distribution du courrier et des colis d'entreprise et personnels au besoin ;
  • Prendre les appels et gérer les courriels reçus via la boîte courriel générale ;
  • Gérer les réservations des espaces et des ressources internes (calendrier de visites, calendriers d’activités, salles de conférence, démos, etc., etc) ;
  • Faire le suivi de l’inventaire du matériel et commander diverses fournitures auprès des fournisseurs (fournitures de bureau et d’imprimante, fournitures de cuisine, etc.) ;
  • Veiller à la sécurité et à l’accès des lieux ;
  • Responsable du bon fonctionnement de la cuisine et de l’offre F&B courante (boissons, déjeuner, collations, etc) ;
  • Assurer l'ordre et la propreté ainsi que la présentation générale des lieux communs ; 
  • Fournir les informations nécessaires et répondre aux questions courantes des employés et des visiteurs.

  • Assurer un soutien administratif pour le département des Communications globales et des relations publiques :
  • Coordonner l’organisation de réunions ;
  • Accueillir certains visiteurs et délégations (réservations de salles, gestion du matériel nécessaire aux réunions, etc.) ;
  • Réceptionner, répartir et répondre aux courriels reçus à l’adresse du courriel département ;
  • Soutenir certaines communications aux employés en lien avec les espaces et les activités ;
  • Assurer la mise à jour de certains outils de travail (calendrier, échéancier, etc.) ;
  • Fournir, au besoin, un soutien administratif aux membres de l’équipe.

  • Support aux activités internes et événements développés par l’équipe Événements et engagement employé :
  • Communication aux employés des offres corporatives et mise à jour du guide des offres corporatives ;
  • Support à la logistique générale des événements internes et externes ;
  • Organiser les rencontres en lien avec les activités et les événements, faire l’ordre du jour et participer aux réunions ;
  • Tenir à jour le calendrier des événements internes et des activités, envoi des invitations aux calendriers.

    • TON PARCOURS CONTIENT

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en communication, en administration, gestion ou toute expérience pertinente en lien avec le poste ;
  • 1 à 2 ans dans d’expérience dans un poste en coordination/accueil ou en administration ;
  • Aisance et/ou connaissance des plateformes de réservation de voyage, un atout ;
  • Bilinguisme français et anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit (tu auras à communiquer en anglais dans le cadre de tes fonctions) ;
  • Maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, etc.), Google et Keynote ;
  • Connaissance du système d’exploitation macOS ;
  • Expérience dans un domaine connexe aux arts visuels ou du milieu du multimédia, un atout.

    • TES QUALITÉS

  • Entregent, attitude positive empreinte de professionnalisme et bonne communication ;
  • Souci du détail, bonne gestion des priorités et débrouillardise ;
  • Autonomie, initiative, capacité d’adaptation et fortes habiletés organisationnelles ;
  • Capacités démontrées à mener plusieurs projets simultanément, à travailler sous pression et en équipe ;
  • Bon sens des responsabilités et capacité à respecter les échéanciers ;
  • Ponctualité et fiabilité.

    • CONDITIONS DE TRAVAIL SPÉCIFIQUES

  • Capacité à travailler dans un environnement bruyant, achalandé et en constante évolution ;
  • Présence au bureau 5 jours par semaine.

    • QUELQUES AVANTAGES À TRAVAILLER CHEZ MF

  • Assurance collective avantageuse, pour toi et ta famille ;
  • Compte mieux-être te permettant de réclamer des dépenses personnelles allant jusqu'à 250$ par année ;
  • Compte inspiration de 110$ ;
  • Accès gratuit au service de télémédecine Dialogue, pour répondre rapidement à tes préoccupations de santé et à celles de ta famille ;
  • 5 journées de maladies payées par année ;
  • Plan de formation et de développement des compétences personnalisé, grâce à l'École MF ;
  • Repas tous les jours à tarifs réduits, collations et café en tout temps ;
  • Service dédié à la vie MF, catalyseur d'initiatives reliées au bien-être des employés (santé physique, mentale, activités sociales, etc.).
    • Si tu corresponds à ce poste, nous t’invitons à soumettre ta candidature dès maintenant. Malheureusement, nous ne sommes pas en mesure d’assurer un suivi auprès de chaque candidat, c’est pourquoi nous ne contacterons que les personnes sélectionnées. Merci de considérer une carrière chez Moment Factory. Nous nous réjouissons de faire ta connaissance !
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